Disponibilidad
Revisa equipos, proyectos activos y movimientos. Un equipo registrado no necesariamente está listo para prestar.
EQUIPOS · PERSONAS · PROYECTOS
Del inventario
al trabajo en terreno.
Una guía para conocer el portal y operar con una custodia trazable de cada equipo.
RegistrarSolicitarEntregarDevolver
Recorre los menús, consulta los permisos y practica cómo resolver conflictos en los préstamos.
Para presentar: usa los botones inferiores o las flechas del teclado. Para consultar: activa «Ver manual completo». Puedes imprimirlo o guardarlo como PDF.
01 / PRIMER ACCESO
La identidad viene de Microsoft 365.
El administrador del inventario autoriza el acceso y asigna el rol.
- Abre el portal y pulsa Continuar con Microsoft 365 con tu cuenta del tenant corporativo de Cienciambiental.
- Si es tu primer acceso, queda una solicitud pendiente. Espera la aprobación de un administrador del portal.
- Una vez aprobado, vuelve a ingresar. El menú y las acciones disponibles dependen de tu rol y sus permisos.
No necesitas conocer tu Object ID ni administrar Microsoft Entra. Una cuenta desactivada necesita revisión del administrador del inventario.
Desde Teams
El portal puede abrirse como pestaña de un canal. Si Teams bloquea el inicio de sesión, usa «Abrir en navegador».
02 / MENÚ RESUMEN
Empieza por el estado de la operación.
El panel reúne los indicadores y pendientes que requieren atención.
Pendientes
Identifica devoluciones atrasadas y mantenimiento próximo. El administrador también puede ver avisos de ejecución del proceso automático.
Los contadores orientan la revisión. Confirma el detalle y el período en el menú correspondiente antes de aprobar o entregar.
03 / QUIÉN HACE QUÉ
Roles con responsabilidades claras.
Selecciona un rol para conocer su operación habitual.
| Responsabilidad | Administrador | Bodega | Proyecto |
|---|---|---|---|
| Usuarios, permisos y auditoría | Sí | No | No |
| Equipos, entregas y recepciones | Sí | Bodegas asignadas | No |
| Crear proyectos y solicitar equipos | Sí | Si se concede permiso | Proyectos propios |
| Aceptar equipos entregados | Si es responsable | Si es responsable | Si es responsable |
| Reportar incidentes | Sí | Operación de bodega | Equipos bajo su custodia |
El administrador puede configurar los permisos de bodega, proyectos e incidentes para los roles de bodega y proyecto. Consulta las asignaciones reales de tu organización.
Separación de personas: quien entrega no puede ser el responsable que acepta. En incidentes, quien aprueba debe ser distinto de quien propone; quien cierra en bodega debe ser distinto de quien aprueba. También se aplica a administradores.
04 / SOLO ADMINISTRADORES
Autoriza personas desde el portal.
- La persona inicia sesión con Microsoft 365 para generar su solicitud de acceso.
- En Usuarios y permisos, revisa su identidad, correo y solicitud pendiente.
- Selecciona el rol adecuado y aprueba; o rechaza indicando el motivo.
- Edita usuarios existentes para cambiar su rol o desactivar su acceso. Configura los permisos por rol cuando corresponda.
El menú aparece únicamente para administradores. La aplicación protege frente a desactivar tu propia cuenta o dejar a la organización sin administrador activo.
Una aprobación de acceso no equivale a asignar bodegas: revisa también Bodegas cuando otorgues funciones de operación.
05 / REGISTRO E IDENTIFICACIÓN
Un registro por equipo físico.
- En Equipos, registra categoría, bodega, nombre, marca, modelo, serie y fotografía. Indica si requiere mantenimiento o calibración.
- El portal genera el código interno y su etiqueta con código de barras.
- Imprime la etiqueta al 100 %, adhiérela y escanea el equipo correcto para verificarla.
- Consulta la ficha para revisar condición, horas, movimientos y controles técnicos.
Edición e importación
La edición requiere escanear la etiqueta. La importación CSV permite revisar un lote antes de confirmarlo; después completa fotografías y verifica etiquetas.
Antes de prestar
Debe tener etiqueta verificada, condición operativa y controles vigentes, además de disponibilidad para todo el período.
Las horas acumuladas se cuentan desde la incorporación al portal. No representan necesariamente toda la vida útil del equipo.
06 / RESPONSABILIDAD Y FECHAS
Cada préstamo pertenece a un proyecto.
Define nombre, responsable y fechas de inicio y término antes de solicitar equipos.
- El responsable gestiona sus solicitudes y acepta los equipos entregados.
- Las solicitudes y prórrogas deben quedar dentro de las fechas del proyecto.
- El proyecto debe estar activo para solicitar y recibir nuevas entregas.
- Pausarlo no elimina préstamos ni obligaciones pendientes.
- Para cerrarlo, resuelve las solicitudes, préstamos e incidentes pendientes.
Los avisos de inactividad ayudan a revisar proyectos; no los cierran automáticamente. El cambio de responsable de un proyecto existente está restringido en esta versión.
07 / PLANIFICAR LA NECESIDAD
Solicita por categoría y período.
Responsable de proyecto
- Elige tu proyecto activo.
- Indica categoría, cantidad y fechas.
- Envía la solicitud y revisa su avance.
Pendiente significa que todavía no hay equipos reservados.
Encargado de bodega
- Revisa las solicitudes y su orden de llegada.
- Selecciona una bodega asignada y la cantidad que puedes cubrir.
- Aprueba para reservar equipos disponibles.
Si apruebas menos que lo solicitado, queda un saldo parcial. Otra aprobación puede completarlo.
La selección prioriza equipos disponibles con menos horas acumuladas. Si no hay suficientes para la cantidad que intentas aprobar, reduce la cantidad o revisa otra bodega autorizada. El cierre de un saldo pendiente requiere motivo.
08 / CUSTODIA
Reservar, entregar y aceptar son pasos distintos.
- ReservadoLa aprobación asigna un equipo al período.
- Pendiente de aceptaciónBodega escanea y confirma la entrega física.
- En proyectoEl responsable confirma que recibió el equipo.
- DevueltoBodega escanea, inspecciona y registra la recepción.
En Entregas y devoluciones, usa las acciones de cada préstamo. Para devolver, registra horas acumuladas, condición, accesorios y observaciones; también puedes recibir varios equipos de una misma solicitud.
Una entrega sin aceptación sigue ocupando el equipo. La aceptación debe realizarla el responsable y una persona distinta de quien hizo la entrega.
La prórroga requiere una fecha posterior, motivo y validación de conflictos. La cancelación con motivo se permite mientras el equipo está reservado, antes de la entrega física.
09 / CASOS PRÁCTICOS
Resuelve la causa antes de cambiar el préstamo.
Elige un caso para consultar el procedimiento.
El portal no sustituye equipos ni reprograma otras reservas automáticamente. Coordina con los responsables y deja los motivos registrados en cada acción.
10 / EJERCICIO DE DISPONIBILIDAD
La devolución incluye un margen de dos días.
Al recibir un equipo, la aplicación deja dos días calendario de margen. Las reservas también se comparan considerando ese margen entre períodos.
Ejemplo educativo: supone un equipo operativo, etiquetado, con controles vigentes y sin otras reservas, préstamos ni transferencias. La aprobación real verifica todas estas condiciones.
Bodega puede liberar anticipadamente el margen después de una inspección física y con motivo. Esa liberación no elimina otras reservas, incidentes ni restricciones técnicas.
11 / CONTROLES TÉCNICOS
Mantén el equipo apto para el próximo uso.
- Consulta mantenimientos y calibraciones requeridos por fecha o por horas.
- Registra el trabajo realizado, próxima fecha, umbral de horas y evidencia cuando corresponda.
- Un equipo en mantenimiento queda fuera de la disponibilidad normal.
- Los avisos automáticos ayudan a anticipar vencimientos y revisar controles atrasados.
Una excepción técnica tiene vigencia y motivo; debe cubrir el período solicitado. No permite prestar un equipo dañado ni omitir conflictos de custodia o de reserva.
Antes de iniciar mantenimiento, verifica que el equipo esté físicamente disponible y no siga entregado a un proyecto.
12 / TRAZABILIDAD DEL PROBLEMA
Reporta, revisa y cierra con evidencia.
- Reportar: identifica el equipo, describe daño, pérdida, atraso o recepción incompleta y agrega evidencia cuando corresponda.
- Proponer: registra la resolución sugerida: operativo, mantenimiento, perdido o baja.
- Aprobar: un administrador distinto del proponente revisa la resolución.
- Cerrar: bodega, con una persona distinta de quien aprobó, aplica el cierre.
Daño o pérdida bloquean la disponibilidad desde el reporte. Un equipo perdido no se registra como recibido: la resolución puede cerrar la custodia sin recepción. Para declararlo operativo o en mantenimiento, primero debe retornar físicamente si sigue prestado.
Sin conexión en terreno
Prepara el dispositivo iniciando sesión con conexión. En la captura de terreno puedes guardar daños o pérdidas y fotos en ese navegador. Al volver a tener conexión, pulsa Sincronizar con la misma cuenta y permisos vigentes. Verifica que desaparezcan de pendientes antes de borrar datos del navegador.
13 / UBICACIÓN FÍSICA
Opera desde las bodegas que tienes asignadas.
El administrador gestiona bodegas y asigna encargados. Un encargado puede consultar información de la organización, pero sus operaciones de bodega se limitan a sus asignaciones.
- Desde la bodega de origen, solicita el traslado a otra bodega activa.
- El equipo debe estar libre de reservas, préstamos y otros traslados pendientes.
- La persona autorizada en destino escanea y confirma la recepción física.
Un traslado pendiente bloquea nuevas asignaciones. Para mover un equipo entre proyectos, registra primero su devolución y después tramita la nueva solicitud; no existe un traspaso directo entre proyectos en esta versión.
14 / CONSULTA Y CONTROL
Consulta el estado y conserva el historial.
Reportes
Elige existencias, custodia o mantenimiento. Aplica los filtros disponibles de bodega y fechas, revisa el resultado y exporta a CSV.
La custodia de un usuario de proyecto se limita a sus propios proyectos. La vista en pantalla muestra una selección; el CSV incluye el resultado completo autorizado.
Auditoría · Administrador
Revisa quién hizo cada operación, cuándo y sobre qué registro. Usa el historial para verificar aprobaciones, cambios, entregas, recepciones y resoluciones.
La auditoría permite investigar diferencias; los cambios operativos se realizan desde el menú correspondiente.
15 / RECORRIDO GUIADO
Practica con un equipo de prueba.
Coordina al menos dos personas autorizadas para probar la entrega y aceptación.
- Administrador: aprueba un usuario y asigna el rol y bodegas necesarios.
- Bodega: registra un equipo, coloca y verifica su etiqueta y revisa sus controles.
- Responsable: crea un proyecto activo y solicita un equipo por categoría y fechas.
- Bodega: aprueba la solicitud y confirma la entrega escaneando la etiqueta.
- Responsable: acepta el equipo. Revisa el estado «En proyecto».
- Bodega: recibe la devolución, registra condición y horas y comprueba el margen de disponibilidad.
- Revisa reportes e historial. En un caso coordinado, comprueba un rechazo de prórroga por conflicto.
Esta lista no registra operaciones por sí sola. Usa datos de prueba acordados y consulta este manual durante el recorrido.
Ir al inventario →Manual de la primera versión · Actualizado el 2 de octubre de 2026 · Cienciambiental / Certeza360TI